仕事中のメモにはほとんど紙とペンを使わなくなった。
スマホやタブレットさえあれば、たいていの状況でメモが取れるからだ。
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大切なのはすぐに探し出せること
紙のメモを辞めた最大の理由は、あとから「検索できない」点につきる。
例えば、ビッシリ書き込まれた数冊のメモ帳から、いつ書いたかも思い出せないたった一言の文章をすばやく見つけるのは難しい。
ところが、テキストデータなら「検索」することで目的のメモを瞬時に見つけられる。
ペンよりもその時手元にあるデバイスでサッとメモを取る習慣がついた。
とはいえ、色んな端末にメモを保存していると、今度はどの端末にメモしたのかが分からず本末転倒になってしまう。
そこで、クラウドサービスを活用するというわけだ。
Evernoteであらゆる書類を管理する
「OneNote」や「Catch note」など、オンラインでメモを同期するサービスは数あれど、やはり機能豊富で使い勝手が良いのは「Evernote」だ。
あらゆるデバイス向けにアプリが用意されているほか、Chromeなどブラウザからでも利用できる。
ノートブックやタグなどの機能をうまく使いこなせば、一年前のちょっとした殴り書きも瞬時に見つけられる。
見やすく整理されたノートを作るには
Evernoteをそのまま使っていると、ひとつのノートブックにすべてのノートがどんどん溜まっていってしまう。
検索機能があるので基本的にはこれで良いのだが、どうせならもっと快適に使いたい。
オススメなのは、ノートブックをフォルダに見立てて仕分ける方法。
まずはデフォルトのノートブックを決めて、それを「一時保存用のフォルダ」とする。
あらゆるノートをひとまずここに集約していき、週末など時間のある時に適切なノートブックに移動させるのが賢い使い方と言える。
例えば「重要」というノートブックスタックを作成して、その中に「請求書」や「領収書」といった子ノートブックをネストしておく。
スキャナーアプリやドキュメントスキャナーで取り込んだPDF書類は一時保存用のノートブックに溜まっていく。
週に一回の空き時間にでも仕分けるようにすれば、慣れてくるとこの作業も楽しくなってくるはずだ。
アプリを駆使すればパソコンいらず
「Evernote」はパソコンを使って作業するのが一番わかりやすいが、スマホやタブレットだけでもある程度整頓することが可能だ。
ただし、ノートの移動やマージなど、パソコン並の機能を使うには有料のアプリが必要になる。
iOS向けのサードパーティアプリが多いのも魅力で、組み合わせて使えばさらに作業効率はアップするだろう。
ここまで使いこなすと、もう紙のノートには戻れなくなっているはずだ。
詳細なテクニックはいろんな本で解説されてるので情報整理に興味のある方はぜひご一読を。
