「これ、今日中にお願いします！」
いわゆる割り込みタスクに、どのように対応するべきか？
自分の仕事を中断してでもすぐに対応するのが正解だろうか？
何が何でも当日中に対応するべきだろうか？
目次
今日やろうは馬鹿野郎
人によってやり方はあるだろうが、いろんな仕事術の本を読み漁って得た、僕のひとつの答えは「よほどの内容でない限り明日やる」だ。
割り込みタスクにいちいち対応していたら、せっかく集中して取り掛かってる作業に戻るためのロスが発生するし、せっかく立てた自分のスケジュールはめちゃくちゃになってしまうからだ。
あらかじめバッファを設ける
もちろん仕事だからすべて明日へ回すことは難しくて、どうしてもすぐ対応せざるを得ない案件もあるだろう。
だから僕は、あらかじめ毎日1時間程度のバッファを作った状態で翌日の予定を立てている。
どうしても先送りできない緊急のタスクには、1時間までなら対応できるようにしてあり、その日まったく割り込みが発生しなければ1時間早く帰れる、というわけだ。
基本的な対応方法を明確にしておく
そもそも、割り込みタスクにはどんなものがあるだろう？
- 娘が熱を出して保育園から連絡が来た
- 上司からの長電話
- クライアントからの対応依頼
- 【緊急】とタイトルが付いたメールが届いた
- 企画のアイデアが浮かんだ
自分の場合はこんなところだろうか。
この中ですぐにでも対応すべきなのは、実は1だけだ。
2は組織の風潮にもよるだろうが、可能なら留守電を使って応答しないのがベスト。内容を確認して折り返せるとベターだ。どちらも無理なら対応するしかないが、その際もバッファの1時間から割り当てるとともに「どのぐらい割り込まれたか記録しておく」と良いだろう。
3も同様で、店舗型の接客商売や電話のオペレーターならもちろん即対応するべきだが、そういうジャンルの仕事でないなら、本当にいますぐやるべきか吟味するべき。
同じ理由から4も対応は「明日のタスクリストに追加」で問題ない。これがもしチャットでも「内容を確認して後ほど連絡します。」とだけ返信しておいて、よほどの急用でない限りあとでゆっくり対応すればいい。
5は来週のタスクリストにでも加えておき、都度見返しながら肉付けしていけば良い。
即対応しないタスクの処理方法
僕は発生したタスクをできる限りDynalistというツールに記入・集約するようにしている。
僕の仕事処理の仕組みを図解するとこうだ。
たくさんアプリを使っているように見えるが、注力するべきは①→②の赤い矢印の部分だけ。ここだけは完全に手動だからだ。
以降はほぼ自動で取り込まれて、当日④のタスク実行ツールに現れるから、当日は上から順番に処理していくだけでいい。
上記の理由から、ポイントは②で使っているDynalistはウェブベースのアウトライナーになる。
この仕組みの母艦とも言える重要な役割を果たしていて、仕事中はGoogleカレンダーとセットで常にブラウザで開いている。
このDynalist、有料のPro版では日付を入力した項目がGoogleカレンダーへ同期できるようになるので、タスク管理ツールとしても使えるのだ。
即メモアプリで明日へ先送り
さらにDynalistへのメモ入力に特化した「Dynawrite」というアプリを使えば、スマホからすばやく明日のスケジュールにメモを追加できるようになる。
使い方としては、設定→テンプレート編集で以下のように入力しておく。
こうしておくと、アプリを起動した時点ですでに明日の日付が入力された状態で書き始められるのだ。
起動したら「用件を入力して送信するだけ」で次の日のカレンダーとタスクリストに入力した内容が自動的に出てくるので、確実にもれなく実行できる。
すぐ対応しなくていい割り込みタスクはこの方法で先送りしておき、即座に実行中のタスクに意識を戻す。
最低限の手間で一次対応が完了するので、集中力を削がれることなく、仕事のやり漏れもなくせる。
その日のタスクに集中するために
本来やるべき仕事に対するパフォーマンスを最大限に発揮するため、予定外の対応はできる限り排除するべきだ。
自分はこの考え方で割り込みタスクを最小限に抑えることができ、無駄な残業をずいぶん減らせた。
詳しくは以下の著書に詳しく書いてあるので、ぜひ参考にしてみてほしい。
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